Stromen of stuwen?

Neem een willekeurig metronetwerk, bijvoorbeeld de Metro van Parijs. 301 stations, 215 kilometer spoor, 4,5 miljoen passagiers per dag en één van de drukste metro van Europa. Wie langer dan enkele minuten op een perron staat, vraagt zich af wat er aan de hand is. Maar de gemiddelde snelheid waarmee de ondergrondse zich verplaatst, is allesbehalve indrukwekkend: die ligt lager dan 50 kilometer per uur. Toch kan juist dáárom het systeem zo soepel blijven ‘stromen’. Opstoppingen komen hoegenaamd niet voor. Vergelijk het met een vloeistof die door een buis stroomt: als dat beheerst gaat, is de ‘flow’ hoger dan wanneer men er met alle geweld zo snel en zo veel mogelijk doorheen probeert te stuwen. In het laatste geval is de kans op stagnatie veel groter dan in het eerste. Snelheid en energie gaan verloren doordat de vloeistof niet alleen vooruit gaat, maar deels kolkt en tegen de wanden botst. In de stromingsleer spreekt men van laminaire versus turbulente stroming. Turbulent mag dan dynamisch klinken, het is bepaald niet efficiënt.

Geen keus

Misschien een grote sprong om hier meteen een brug naar zorgvernieuwing te slaan, maar toch. Meer doen met minder, u ontkomt er niet aan. Financiële krapte en hogere kwaliteitseisen dwingen ziekenhuizen tot verregaande veranderingen. Ligt de sleutel tot die betere prestaties wel in harder werken? Of moet u het werk wellicht op een andere manier organiseren en sturen? Terugdenkend aan de turbulente vloeistof in de buis die al bruisend van goede wil aan kracht verliest, kan harder werken energieverlies betekenen en juist contraproductief zijn. Het gaat om een zo vloeiend mogelijke doorstroom van patiënten door uw ziekenhuis, een doelgerichte manier van werken waarbij zo min mogelijk kostbare capaciteiten verloren gaan.

Uw organisatie moet in de juiste ‘flow’ komen. Patiënten stromen op een vlotte manier door de verschillende afdelingen, medewerkers zitten in een prettig werkritme waarbij onder- en overbelasting zo min mogelijk voorkomen, kostbare resources als apparatuur voor diagnostiek en operatiekamers zijn continu in gebruik. Uw medewerkers klagen niet langer over ‘hollen of stilstaan’, er heerst een ‘actieve rust’ in de organisatie. En juist die rust is een belangrijke basis tot verdere verbetering en groei.

FLOW: betere prestaties bij beheerste processen

Een ziekenhuis benaderen als een organisch geheel waar de stappen in de zorgprocessen nauwkeurig op elkaar zijn afgestemd, lijkt een gezond uitgangspunt. Het besef dat capaciteiten niet op zichzelf staan, maar deel uitmaken van een keten en dat de werkstromen elkaar beïnvloeden, is essentieel. Om het werk goed te organiseren, is helder inzicht vereist in de prestaties van de stappen in de keten. Actuele statistieken als operatieduur, doorstroomtijden en bedbezetting dienen nauwkeurig bekend te zijn om SMART doelen te stellen. Vervolgens is real time monitoring van de uitvoerende processen cruciaal om deze processen tijdig bij te kunnen sturen. Zo bereikt een ziekenhuis de felbegeerde FLOW: de organisatie functioneert en groeit op een gezonde manier. Door een scherpere onderlinge afstemming en fine-tuning kost het niet meer, maar minder moeite. Het ziekenhuis kan bijvoorbeeld met minder poliklinieken toe, de MRI is tijdens openingstijden voortdurend bezet, op de afdelingen zijn nauwelijks lege bedden, patiënten wachten korter op een afspraak en kunnen eerder met ontslag. Een beheerste FLOW met als resultaat: kwaliteitswinst en tevreden patiënten.

En die metroreiziger in Parijs? Die heeft bij 45 kilometer per uur allerminst het gevoel dat hij relatief traag naar zijn bestemming reist. Integendeel, het ‘voelt’ snel – want het loopt gesmeerd. En de vervoersorganisatie is trots dat men haar klant vlot en veilig van A naar B brengt.