15/05/2006:

Interview op www.snellerbeter.nl met Lisette van den Berg, clustermanager OK en CSA in het Medisch Spectrum Twente

Hoe zijn jullie hier vervolgens mee aan de slag gegaan?

We hebben eind 2005 een onderzoek laten uitvoeren door een externe partij: Plexus Medical Group. Van tevoren hebben we heel duidelijk gesteld dat dit onderzoek leidend zou worden voor de aanpak, zodat we daarover geen discussies achteraf zouden krijgen. Het bleek dat van de 15 OK’s die we tot onze beschikking hebben, er eigenlijk maar 12 nodig waren als we de capaciteit beter zouden benutten. Hier zat zelfs nog een groeimogelijkheid van 7% inbegrepen ten opzichte van het jaar ervoor. Dat scheelt natuurlijk enorm in de kosten, zoals bijvoorbeeld de personele kosten.

Wat waren de reacties hierop?

Het was duidelijk dat de knop omgezet moest worden. Specialisten hadden ervoor nog aangedrongen op het uitbreiden van het aantal OK’s. Als we alle aanvragen hadden gehonoreerd hadden we planning kunnen maken met 17 OK’s, en nu moesten we dus terug naar gemiddeld 12. Dat had nogal wat voeten in de aarde. De OK kon geen luilekkerland meer zijn: er moest echt sneller en efficiënter gewerkt worden. Dit vereist niet alleen een mentaliteitsverandering, maar ook een hele strakke planning.

Hoe hebben jullie dat bewerkstelligd?

Het systeem BLOKplan helpt ons om de capaciteitsverdeling te optimaliseren. Je zou BLOKplan kunnen zien als een geavanceerd excel-sheet, waarin precies te zien is wanneer welke chirurg waar kan opereren. Bovendien kan je zien welk personeel er nodig is, en of de capaciteit wel volledig benut wordt. Want het werken met 12 OK betekent wel dat de OK optimaal gebruikt moeten worden. We kunnen ons nu eenmaal geen wisseltijden van een uur meer permitteren. De bouw van ons complex is wat dat betreft niet ideaal: de OK’s liggen vrij ver uit elkaar, wat lange looptijden betekent. Maar er zijn wel zaken die we van tevoren kunnen doen: patiënten eerder bestellen, zorgen dat zij goed gescreend zijn en dat bekend is welke anesthesietechnieken gebruikt zullen worden. Dit betekent dat specialisten van tevoren goed moeten aangeven wat ze nodig denken te hebben. Dit vereist ook weer een goede planning.

Betekende dit een cultuuromslag?

Ik zou bijna willen spreken van een cultuurshock! Een specialist is erg gewend aan de situatie dat hij recht heeft op een OK. Nu gaan wij opeens het aantal OK’s terugbrengen omdat is aangetoond dat het met minder kan en eisen we een efficiëntere manier van werken. Dat is natuurlijk wel even wennen. Specialisten waren gewend om te zeggen: geef ons maar 100 sessies per jaar, dan vullen we er 80 en krijg je er 20 terug. Nu krijgen ze er 80, want dit is immers het aantal dat het jaar ervoor benut was. Dat is een omslag, want ze moeten nu iets vrijgeven waar ze altijd zelf zeggenschap over hebben gehad.

Dus dit stuitte op de nodige weestand?

Tot nu toe gaat het eigenlijk verrassend goed. De nieuwe manier van werken vereist veel flexibiliteit van maatschappen: ze moeten vaak sessies van elkaar overnemen als er ergens een gat valt. De mate van flexibiliteit hangt ook samen met de omvang van de maatschap. We hebben een maatschap die op vier verschillende locaties werkt. Dan is het heel moeilijk om te kunnen schuiven in de planning. Je krijgt dan dus gaten in een heel schaars goed: de OK. Maar vooralsnog zijn de resultaten heel positief: bijna alle sessies zijn gevuld en het komt eigenlijk maar zeer sporadisch voor dat we niet op 12 OK’s draaien. En dat is gunstig: vroeger waren er van de 15 OK’s geregeld maar 10 bezet, nu zitten we bijna altijd vol.

Sneller Beter is een initiatief van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport, de NVZ vereniging van ziekenhuizen, de Orde van Medisch Specialisten en de Algemene Vereniging Verpleegkundigen en Verzorgenden.

Meer Lievestro Software voor Ziekenhuis Gelderse Vallei

Het Ziekenhuis Gelderse Vallei te Ede heeft onlangs het aantal PLANproducten van de firma Lievestro Software BV uitgebreid van 2 naar 4.

In 2004 is het ziekenhuis begonnen met de invoering van BLOKplan, sessieplanning voor de OK’s. Daar is in 2008 CASUSplan aan toegevoegd. Gekoppeld aan X/Care Opname is het ziekenhuis in staat om op pragmatische wijze de OK-planning te ondersteunen. CASUSplan is destijds door Lievestro Software ontwikkeld in nauwe samenwerking met Ziekenhuis Gelderse Vallei en de IJsselmeerziekenhuizen.

DOKTERplan en BEDplan zijn de PLANproducten die nu worden toegevoegd.

Met DOKTERplan kunnen decentraal de agenda’s van de specialisten worden bijgehouden. Bijvoorbeeld 12-maanden vooruit de aan-/afwezigheidsplanning, 6 maanden vooruit de rolplanning en 3 maanden vooruit de ruimtetoewijzing.

DOKTERplan wordt met name gebruikt door de secretariaten van de verschillende specialismen. Het voordeel voor het ziekenhuis is dat er centraal inzicht ontstaat in de beschikbare specialisten. Tevens hoeft er door opname en OK-afdelingen minder inspanning geleverd te worden om er achter te komen welke specialist in welke OK gaat opereren. De implementatie is inmiddels gestart en zal naar verwachting half juli 2009 zijn afgerond. Het is het 6e ziekenhuis dat DOKTERplan heeft aangeschaft.

Had eerder het Meander Medisch Centrum te Amersfoort al besloten om het, nog in ontwikkeling zijnde BEDplan, aan te schaffen, ziekenhuis Gelderse Vallei is het tweede ziekenhuis dat met BEDplan aan de slag gaat.

Net als bij de andere PLANproducten van Lievestro Software is het ook met BEDplan mogelijk om de strategische planning om te zetten in een tactisch plan. Dus uitgaande van het productieplan wordt de beddencapaciteit voor bijvoorbeeld een jaar vastgelegd en toegewezen. Beide ziekenhuizen maken gebruik van het ZIS van McKesson, X/Care. Net als bij CASUSplan voor de OK het geval is, is BEDplan gekoppeld aan X/Care opname. Hiermee krijgt het ziekenhuis maximaal inzicht & overzicht met betrekking tot de geplande bedbezetting en benutting enerzijds en de werkelijke bedbezetting en benutting anderzijds.

Door de combinatie van BEDplan en BLOKplan is integrale opname/OK-planning mogelijk geworden.

De ontwikkeling is inmiddels gestart en zal naar verwachting in het vierde kwartaal 2009 zijn afgerond.

Over PLANproducten

Wie zich buigt over de capaciteitsplanning van het ziekenhuis komt al gauw tot een verbazingwekkende conclusie: er gaat nog altijd veel kostbare tijd verloren. De oorzaak? Gebrekkig inzicht en overzicht met betrekking tot de benodigde capaciteit, de beschikbare capaciteit en de benutting daarvan.

Het verhelpen van dit probleem betreft een relatief eenvoudige ingreep. Want met de PLANproducten van Lievestro Software, de specialist op het gebied van capaciteitsplanning in ziekenhuizen, kunnen ziekenhuizen beter dan voorheen de (middel)lange capaciteit op de OK, de poliklinieken en het beddenhuis plannen en beheren.

Voor meer informatie: www.lievestro.nl

Over Lievestro Software BV

Onder de noemer Process Driven Care brengt Lievestro Software applicatiesoftware op de markt ter ondersteuning van de capaciteitsplanning in ziekenhuizen. Vaak getypeerd als “de planning zonder patiënten”. Door koppelingen met diverse ziekenhuisinformatiesystemen wordt inzicht verkregen in de geplande en werkelijke benutting van de verschillende capaciteiten.

De volgende producten zijn beschikbaar:

BLOKplan voor de OK-sessieplanning

POLIplan voor de Polikliniek-sessieplanning

DOKTERplan, decentraal beheren en centraal inzicht in de aan/afwezigheid van de medisch specialisten in het ziekenhuis.

CASUSplan, OK-planning en registratie.

DBCplan, Productieplanning op basis van DBC’s

Er wordt gewerkt aan o.a. BEDplan, capaciteitsplanning voor de klinische afdelingen.

Op dit moment maken 15 ziekenhuizen gebruik van één of meerdere PLANproducten van Lievestro Software.

U heeft het ongetwijfeld al in uw planning opgenomen: de vakbeurs Zorg & ICT. Van dinsdag 30 maart tot en met donderdag 1 april a.s. kunt u in de jaarbeurs in Utrecht weer kennis nemen van de laatste ontwikkelingen op uw vakgebied. En het onze! Want wij van Lievestro Software introduceren tijdens Zorg & ICT onze nieuwste aanwinst in ons PLANprogramma, te weten DOKTERplan.

DOKTERplan vormt de basis van elke planning op de polikliniek en de O.K. Met deze nieuwe software kunnen medisch specialisten reeds ver vooruit hun eigen aan- en afwezigheid inplannen.

Om vervolgens 6 maanden vooruit hun eigen werkzaamheden te definiëren en verfijnd in te delen.

Met alle voordelen voor patiënten en assistenten van dien.

Tijdens de beurs geven wij doorlopend demonstraties van deze cruciale planningstool voor specialisten. Hierbij nodigen wij u van harte uit om onze stand te komen bezoeken tijdens Zorg & ICT. U vindt ons op standnummer 01.F017.

Voor het geval uw persoonlijke planning het niet toelaat om ons op Zorg & ICT te bezoeken, maken we graag een afspraak. Dan informeren wij u over de voordelen van DOKTERplan. Er gaat echter niets boven een uitgebreide demonstratie, dus graag tot ziens op Zorg & ICT!

Klik hier voor gratis toegangskaarten.